Định dạng số trong excel

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chủ đề làm đẹp bảng dữ liệu bằng định dạng số trong Excel. Những kiến thức này sẽ giúp các bạn định dạng dữ liệu thể hiện được các giá trị muốn truyền đạt nhằm trực quan hóa bảng dữ liệu với người xem.

Bạn đang xem: Định dạng số trong excel

Tham gia khóa học dưới đây để trở thành chuyên gia Excel, biết cách xử lý mội công việc văn phòng liên quan để sử dụng Excel để tính toán, phân tích hay quản trị dữ liệu:

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Định dạng số trong Excel và các định dạng dữ liệu khác

Các thông tin được nhập vào bảng tính Excel sẽ có nhiều loại hình khác nhau. Do đó, phần mềm cũng đã tạo ra nhiều kiểu định dạng như văn bản, số, ngày tháng, phần trăm,... để phục vụ nhu cầu của người dùng. Dưới đây là hình ảnh về một số loại định dạng của dữ liệu trong Excel.


*

Những kiểu định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel

Trong định dạng dữ liệu, Excel sẽ hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng như sau:

Định dạng Number còn gọi là định dạng số trong ExcelĐịnh dạng Text còn gọi là định dạng chữĐịnh dạng Currency còn gọi là định dạng tiền tệĐịnh dạng Percentage còn gọi là định dạng phần trămĐịnh dạng Scientific còn gọi là định dạng số trong khoa họcĐịnh dạng Custom còn gọi là định dạng tùy chỉnh do người dùng tự quyết định

Cách định dạng dữ liệu trong Excel

Để định dạng dữ liệu trong Excel, chúng ta sẽ làm từng bước như sau:

Đầu tiên, bạn cần mở hộp thoại Format Cells, để mở Format Cells ta có 4 cách sau:

Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)

Trong hộp thoại Format Cells, có 6 thẻ cần quan tâm lần lượt là:

Thẻ Number - Định dạng số trong ExcelThẻ AlignmentThẻ FontThẻ BorderThẻ FillThẻ Protection

Trong phần sau của bài viết, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số trong Excel nhé các bạn.

Hướng dẫn và giải thích ý nghĩa của các định dạng số trong Excel

*

Trong thẻ Number tại mục Categories bên trái chúng ta sẽ có lần lượt các lựa chọn định dạng số trong Excel để phục vụ công việc định dạng dữ liệu như Number, Currency, Accounting, Date...

Định dạng số trong Excel (Number)

Tại vùng được khoanh đỏ chúng ta có ý nghĩa của các mục như sau:

Sample: Xem trước, cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nàoDấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đâyNegative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào

Định dạng tiền tệ và kế toán

Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọn:

Decimal places: Giống như phía trên chúng ta đã tìm hiểu, hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng, ví dụ VND hay $

*

Sự khác nhau giữa kiểu định dạng tiền tệ và kiểu định dạng kế toán:

Với định dạng tiền tệ thì đơn vị tiền tệ sẽ được viết liền ngay phía trước con số, với định dạng kế toán ký hiệu tiền tệ sẽ được căn thẳng hàng bên phía trái.

*

Định dạng số trong Excel theo ngày tháng và thời gian

Định dạng số trong Excel theo dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.

Xem thêm: Tải Bài Hát This Love Mp3 Về Máy, Tải Bài Hát Online This Love Mp3 Miễn Phí

*

Định dạng phần trăm trong Excel

Cho phép bạn thay đổi trạng thái hiển thị từ dạng thập phân sang %

Định dạng số trong Excel kiểu phân số

Kiểu định dạng số trong Excel này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số “1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.

*

Định dạng khoa học còn gọi là định dạng (Scientific)


Định dạng khoa học là cách định dạng số trong Exceldùng để gọi cách biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 10 tỉ, 10 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 10,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 1E+10. Ngoài cách đọc là 10 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 1nhân 10 mũ 10.
*

*

Định dạng dữ liệu kiểu chữ

Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.

Định dạng đặc biệt (Special)

Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục định dạng số trong Excel theo dạng Special

*

Định dạng tùy chỉnhcủa người dùng – Custom

Phần định dạng số trong Excel theo dạng Custom là 1 chủ đề phức tạp và sẽ được chia sẻ trong một bài viết khác.

Tổng kết

Rất nhiều kiến thức thú vị phải không nào?

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiệnCác hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingCách đặt Name và sử dụng Name trong công thứcLập báo cáo với Pivot Table…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa họcEXG01 – Tuyệt đỉnh Excelcủa zagranmama.com.

Tuyệt đỉnh Excel: Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần.